Política de Tratamiento de Datos Personales
Última actualización: 9 de octubre de 2026
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia, Palladium Tec SAS, propietaria de la plataforma Legal Procesos, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, aplicable a la información recolectada a través del sitio web, las aplicaciones móviles (iOS y Android) y demás canales del servicio.
1. Responsable del tratamiento
- Razón social: Palladium Tec SAS
- NIT: 901294253-6
- Domicilio: Carrera 5C # 20C1 bis - 26, Valledupar, Cesar, Colombia
- Correo de contacto: contacto@legalprocesos.com
- Sitio web: www.legalprocesos.com
2. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.
3. Ámbito de aplicación y aceptación
Esta política aplica a los datos personales tratados por Palladium Tec SAS como responsable, así como a los datos que los usuarios (abogados y despachos) cargan en la plataforma, respecto de los cuales Legal Procesos actúa como encargado. Al registrarte o utilizar el servicio, declaras conocer y aceptar los términos de esta política.
Cuando cargas datos de terceros (clientes, contrapartes, firmantes), debes contar con su autorización o con otra base legal para tratarlos. En las cuentas de organización, quien la administra decide qué personas acceden a esa información y responde por ellas.
La información de procesos judiciales tomada de portales oficiales de acceso público se rige por las normas que regulan su publicidad; la incorporamos a tu cuenta para prestarte la vigilancia que solicitas.
4. Datos que recolectamos y finalidades
Recolectamos y tratamos las siguientes categorías de datos, con las finalidades indicadas:
| Categoría | Datos | Finalidad |
|---|---|---|
| Cuenta de usuario | Nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada cifrada), estado de verificación. | Crear y administrar tu cuenta, autenticarte y prestar el servicio. |
| Preferencias y contacto | Preferencias de notificación y número de WhatsApp. | Enviar alertas de actuaciones, informes y códigos de verificación (OTP). |
| Seguridad y auditoría | Dirección IP, tipo de dispositivo/navegador, eventos de inicio de sesión y registro de actividad. | Garantizar la seguridad, prevenir fraudes y mantener trazabilidad. |
| Datos cargados por el usuario | Información de clientes (nombre, cédula/NIT, dirección, teléfono, correo), contrapartes y sujetos procesales, procesos judiciales y documentos. | Gestionar el expediente y prestar la vigilancia judicial. Aquí Legal Procesos actúa como encargado por instrucción del usuario. |
| Firma electrónica | Nombre, correo, teléfono, imagen de la firma, IP y cadena de evidencia del firmante. | Generar y verificar firmas electrónicas conforme a la Ley 527 de 1999. |
| Facturación | Plan contratado y metadatos de la tarjeta (marca y últimos 4 dígitos). En las compras hechas en la App Store recibimos de Apple únicamente el identificador de la transacción y el estado de la suscripción. | Procesar pagos y suscripciones. Los datos completos de la tarjeta se tokenizan en el proveedor de pagos y no se almacenan en nuestros servidores. |
5. Datos sensibles y de menores
Por regla general, el servicio no requiere el tratamiento de datos sensibles. Cuando algún dato de esta naturaleza sea necesario, se solicitará autorización expresa e informada, y el titular no estará obligado a otorgarla. No recolectamos datos de menores de edad de forma deliberada; cuando ello ocurra, el tratamiento atenderá el interés superior del menor conforme a la ley.
6. Encargados y terceros con quienes se comparte
Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos que actúan como encargados, obligados contractualmente a proteger la información:
- Alojamiento de datos e infraestructura (bases de datos y almacenamiento de archivos).
- Procesadores de pago colombianos (Bold y Wompi) para el cobro de suscripciones contratadas por la web.
- Apple, para las suscripciones compradas dentro de la aplicación de iOS: el cobro y la facturación los realiza Apple, y nosotros solo recibimos la confirmación de la compra y el estado de la suscripción.
- Proveedores de envío de correo y de mensajería por WhatsApp para notificaciones y verificación.
- Servicios de inteligencia artificial para resúmenes y extracción de información de documentos, siempre con revisión humana.
- Herramientas de analítica web y publicidad para medir el uso del sitio.
Adicionalmente, la plataforma consulta fuentes de acceso público de la Rama Judicial y demás sistemas oficiales (Consulta Unificada, SAMAI, TYBA, SIUGJ, entre otros), cuya información de procesos judiciales es de carácter público.
La función de verificación de sanciones y antecedentes consulta datos abiertos publicados por el Estado en datos.gov.co: sanciones en firme de la Superintendencia de Industria y Comercio, antecedentes disciplinarios del SIRI de la Procuraduría General de la Nación y el registro de entidades vigiladas de la Superintendencia Financiera. De cada consulta guardamos su resultado puntual con la fecha en que se hizo, como constancia para quien la solicitó; no construimos ni ofrecemos un índice de personas consultable ni enriquecemos perfiles con esa información.
7. Transferencia y transmisión internacional
Algunos de nuestros encargados pueden estar ubicados fuera de Colombia. En tales casos, la transferencia o transmisión internacional de datos se realiza con las garantías y niveles adecuados de protección exigidos por la normativa colombiana.
8. Derechos del titular
Como titular de tus datos personales tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder de forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.
La revocatoria puede ser total o parcial. Por ejemplo, puedes dejar de recibir comunicaciones comerciales desde el enlace de baja incluido en cada correo, sin afectar las alertas del servicio. En ese caso seguiremos tratando tus datos para las finalidades que no hayas revocado.
9. Procedimiento para consultas y reclamos
Puedes ejercer tus derechos escribiendo a contacto@legalprocesos.com, indicando tu nombre, la descripción de la solicitud y los datos de contacto para dar respuesta.
- Consultas: serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos: serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se te requerirá para subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.
10. Autorización
La autorización para el tratamiento de tus datos se obtiene al momento del registro y del uso de la plataforma, y puede constar por medios electrónicos que permitan su posterior consulta.
11. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos, incluyendo cifrado en tránsito, controles de acceso y almacenamiento cifrado de las contraseñas. Ningún sistema es infalible, por lo que trabajamos de forma continua para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
12. Conservación de los datos
Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables y contractuales aplicables. Vencidos dichos plazos, los datos se suprimen o anonimizan de forma segura.
Puedes eliminar en cualquier momento el contenido que cargas. Conservamos por más tiempo algunos registros cuando lo exigen fines legítimos, como la seguridad, la prevención de fraude o la contabilidad. Como mantenemos copias de seguridad para evitar pérdidas accidentales, los datos eliminados pueden tardar un tiempo en desaparecer de esas copias, que se borran en su ciclo ordinario.
13. Vigencia y modificaciones
Esta política rige a partir del 9 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial será comunicado a través del sitio web o de los canales del servicio antes de su entrada en vigor. Para conocer las condiciones de uso del servicio consulta nuestros Términos y Condiciones.